Проводя конференции, компании преследуют разные цели. Одни желают поделиться опытом, а другие – привлекают внимание к новым услугам и продуктам. Иногда организация конференций преследует цель изучения актуальных тенденций и саморазвития персонала. Большинство руководителей компаний отмечают более успешное сотрудничество с партнерами после подобного мероприятия.

С чего начинать организацию

Первым делом необходимо понять, актуальна ли тема конференции и вызовет ли она интерес. Если ответ положителен, можно начинать подготовку. Правильная организация бизнес- мероприятий должна учитывать четыре составляющие события:

• информация о выбранной отрасли (аналитические данные, прогнозы на будущее);
• условия для общения с партнерами, потенциальными клиентами, экспертами, поставщиками;
• обмен опытом между специалистами компаний;
• подготовка и знакомство с материалами конференции.

Для проведения семинаров важно располагать базой данных, выбрать актуальную проблему, чтобы заинтересовать целевую аудиторию. Основными задачами организатора делового мероприятия становятся:

• выбор темы проекта и определение целевой аудитории;
• разработка программы и отправка приглашений спикерам;
• продвижение по каналам СМИ;
• выбор площадки и подготовка оборудования.

Тема организации семинаров и конференций должна быть разносторонней, чтобы заинтересовать всех участников рынка.

План организации и идея конференции

Как все деловые мероприятия, конференции должны иметь наставника – менеджера по организации. Этот человек несет ответственность за календарное планирование, сопровождение и проведение события. Организатор всегда обязан находиться на мероприятии и решать все возникающие вопросы.

Перед организацией корпоративных мероприятий следует определиться с идеей. Это позволит объединить все доклады выступающих под одну тему. Тогда участникам будет легче понять, какой вопрос предстоит рассматривать на конференции.

Уровень и статусность

Почти в любой современной компании сегодня организуют проведение конференций. Они могут носить образовательный характер и не привлекать внимание прессы. Выгодной с маркетинговой точки зрения считается организация домашних и выездных конференций и семинаров для топ-менеджеров, директоров и специалистов из разных областей.

Организация мероприятий статусного события проходит сложнее, ведь там все надо продумывать до мелочей, начиная с гостей и заканчивая блюдами.

Место проведения события

При планировании организации конференций и семинаров важным вопросом считается место его проведения. Оно создает первое впечатление о мероприятии даже до начала. Главное – соотносить масштаб события с размером площадки, временем пребывания и количеством гостей. К примеру, не очень разумным вложением будет аренда конференц-зала престижного отеля для мероприятия по обучению 15 менеджеров. А вот для крупного конгресса – это идеальное решение.

Наиболее популярными местами для бизнес-событий разного уровня считаются:

• курорты и зоны отдыха;
• специально оборудованные залы на территории бизнес-центров и предприятий;
• залы в крупных отелях, пансионах и санаториях;
• конференц-каюты на кораблях и лайнерах.

Для крупнейших мероприятий выбирают зарубежные event-площадки. Тем должно быть достаточное количество посадочных мест и столов, располагающихся максимально удобно по периметру зала. Грамотный конференц-сервис заботится о наличии трибуны для выступающего. Кроме того, в зале должны присутствовать средства для интерактивного отображения материалов (колонки, компьютеры, планшеты, электронные табло и указки).

Продвижение конференции

Задачей специалиста по маркетингу становится информирование целевой аудитории. Идеальным вариантом при организации семинаров и конференций будет реклама в СМИ, однако это стоит дорого. Стоит воспользоваться рассылкой коммерческих предложений целевой аудитории и предоставить сведения в отраслевые профиздания.

Необходимо правильно сочетать рекламные средства. Нередко компании пользуются «холодными звонками» и предоставляют скидки за раннюю регистрацию. Главное – грамотно оставлять скрипт для привлечения потенциальных клиентов на конференцию.

Комплекс действий по организации события

Чтобы облегчить себе работу, стоит воспользоваться услугами по организации мероприятий у профессиональных агентств. Они предлагают большой спектр услуг:

• помощь в поиске оптимальной площадки для конференции, с учетом плана, программы и бюджета;
• подбор и заказ аренды помещения, а также технической аппаратуры для мероприятия;
• заказ номеров в гостинице, если приезжают гости из-за границы. Распределение посетителей по забронированным номерам;
• организация доставки участников мероприятия (поиск и приобретение билетов, заказ такси);
• организация экскурсий и развлечений для заграничных гостей;
• разработка оформления фирменной продукции для конференции: сувениры, полиграфия, рекламные листовки, подарки;
• проведение мероприятия и поиск решений по минимизации затрат.

Организация встречи и досуга участников

Каждый член конференции должен пройти регистрацию после прибытия на место. Если для каждого гостя заранее определено место, нужно предоставить каждому гостю план с обозначениями. Если план конференции рассчитан на целый день либо несколько суток, обязательно надо устроить перерывы, в течение которых гостям подают ланч, обед или ужин, а также проводят культурный досуг.

Вывод

Организация конференции представляет собой полноценный проект, требующий внимания и четкого планирования. Зачастую мероприятие может иметь крупный масштаб, а на подготовку может быть выделено ограниченное количество времени.

Именно потому это мероприятие следует доверить профессионалам. Они учтут все мелочи, чтобы конференция прошла на высшем уровне, и смогут подготовить мероприятие даже в ограниченные сроки.