Проводя конференции, компании преследуют разные цели. Одни желают поделиться опытом, а другие – привлекают внимание к новым услугам и продуктам. Иногда организация конференций преследует цель изучения актуальных тенденций и саморазвития персонала. Большинство руководителей компаний отмечают более успешное сотрудничество с партнерами после подобного мероприятия.
С чего начинать организацию
Первым делом необходимо понять, актуальна ли тема конференции и вызовет ли она интерес. Если ответ положителен, можно начинать подготовку. Правильная организация бизнес- мероприятий должна учитывать четыре составляющие события:
- информация о выбранной отрасли (аналитические данные, прогнозы на будущее);
- условия для общения с партнерами, потенциальными клиентами, экспертами, поставщиками;
- обмен опытом между специалистами компаний;
- подготовка и знакомство с материалами конференции.
Для проведения семинаров важно располагать базой данных, выбрать актуальную проблему, чтобы заинтересовать целевую аудиторию. Основными задачами организатора делового мероприятия становятся:
- выбор темы проекта и определение целевой аудитории;
- разработка программы и отправка приглашений спикерам;
- продвижение по каналам СМИ;
- выбор площадки и подготовка оборудования.
Тема организации семинаров и конференций должна быть разносторонней, чтобы заинтересовать всех участников рынка.
План организации и идея конференции
Как все деловые мероприятия, конференции должны иметь наставника – менеджера по организации. Этот человек несет ответственность за календарное планирование, сопровождение и проведение события. Организатор всегда обязан находиться на мероприятии и решать все возникающие вопросы.
Перед организацией корпоративных мероприятий следует определиться с идеей. Это позволит объединить все доклады выступающих под одну тему. Тогда участникам будет легче понять, какой вопрос предстоит рассматривать на конференции.
Уровень и статусность
Почти в любой современной компании сегодня организуют проведение конференций. Они могут носить образовательный характер и не привлекать внимание прессы. Выгодной с маркетинговой точки зрения считается организация домашних и выездных конференций и семинаров для топ-менеджеров, директоров и специалистов из разных областей.
Организация мероприятий статусного события проходит сложнее, ведь там все надо продумывать до мелочей, начиная с гостей и заканчивая блюдами.
Место проведения события
При планировании организации конференций и семинаров важным вопросом считается место его проведения. Оно создает первое впечатление о мероприятии даже до начала. Главное – соотносить масштаб события с размером площадки, временем пребывания и количеством гостей. К примеру, не очень разумным вложением будет аренда конференц-зала престижного отеля для мероприятия по обучению 15 менеджеров. А вот для крупного конгресса – это идеальное решение.
Наиболее популярными местами для бизнес-событий разного уровня считаются:
- курорты и зоны отдыха;
- специально оборудованные залы на территории бизнес-центров и предприятий;
- залы в крупных отелях, пансионах и санаториях;
- конференц-каюты на кораблях и лайнерах.
Для крупнейших мероприятий выбирают зарубежные event-площадки. Тем должно быть достаточное количество посадочных мест и столов, располагающихся максимально удобно по периметру зала. Грамотный конференц-сервис заботится о наличии трибуны для выступающего. Кроме того, в зале должны присутствовать средства для интерактивного отображения материалов (колонки, компьютеры, планшеты, электронные табло и указки).
Продвижение конференции
Задачей специалиста по маркетингу становится информирование целевой аудитории. Идеальным вариантом при организации семинаров и конференций будет реклама в СМИ, однако это стоит дорого. Стоит воспользоваться рассылкой коммерческих предложений целевой аудитории и предоставить сведения в отраслевые профиздания.
Необходимо правильно сочетать рекламные средства. Нередко компании пользуются «холодными звонками» и предоставляют скидки за раннюю регистрацию. Главное – грамотно оставлять скрипт для привлечения потенциальных клиентов на конференцию.
Комплекс действий по организации события
Чтобы облегчить себе работу, стоит воспользоваться услугами по организации мероприятий у профессиональных агентств. Они предлагают большой спектр услуг:
- помощь в поиске оптимальной площадки для конференции, с учетом плана, программы и бюджета;
- подбор и заказ аренды помещения, а также технической аппаратуры для мероприятия;
- заказ номеров в гостинице, если приезжают гости из-за границы. Распределение посетителей по забронированным номерам;
- организация доставки участников мероприятия (поиск и приобретение билетов, заказ такси);
- организация экскурсий и развлечений для заграничных гостей;
- разработка оформления фирменной продукции для конференции: сувениры, полиграфия, рекламные листовки, подарки;
- проведение мероприятия и поиск решений по минимизации затрат.
Организация встречи и досуга участников
Каждый член конференции должен пройти регистрацию после прибытия на место. Если для каждого гостя заранее определено место, нужно предоставить каждому гостю план с обозначениями. Если план конференции рассчитан на целый день либо несколько суток, обязательно надо устроить перерывы, в течение которых гостям подают ланч, обед или ужин, а также проводят культурный досуг.
Вывод
Организация конференции представляет собой полноценный проект, требующий внимания и четкого планирования. Зачастую мероприятие может иметь крупный масштаб, а на подготовку может быть выделено ограниченное количество времени.
Именно потому это мероприятие следует доверить профессионалам. Они учтут все мелочи, чтобы конференция прошла на высшем уровне, и смогут подготовить мероприятие даже в ограниченные сроки.
У сучасному суспільстві ми можемо вже говорити про формування якоїсь нової культури відпочинку. Свята, урочисті події та корпоративні заходи сьогодні виходять на новий рівень організації. Все частіше присутній прагнення провести захід оригінально, по індивідуальним сценарієм.