Неотъемлемой частью современной кадровой политики предприятий стали корпоративные мероприятия, организация которых должна проводиться правильно должным образом.
Неотъемлемой частью современной кадровой политики предприятий стали корпоративные мероприятия, организация которых должна проводиться правильно должным образом. Подготовку к празднику необходимо начинать за две недели перед торжеством, а лучше – еще раньше. Первым делом следует определить бюджет и цели праздника, согласовать их с руководством.
Если проведение корпоративных мероприятий ложится на ваши плечи, сначала следует определиться с форматом торжества.
Очень важно уделить этому моменту достаточно внимания, учитывать возрастную категорию и гендерный состав. От того, кого вы приглашаете на праздник, будет зависеть выбор напитков и блюд. Если предстоит организация форумов для мужского коллектива, в меню обязательно включают закуски из мяса и крепкие напитки, а вот женщины больше любят вино и легкие канапе.
Роль руководителя на корпоративе заслуживает отдельного внимания. Очень важно, чтобы на мероприятии присутствовал руководитель, который не должен выступать лишь наблюдателем. Он должен участвовать в разговорах с сотрудниками, во вручении грамот и т.д.
Определившись с формой мероприятия, целью и количеством гостей, следует выбрать место проведения корпоратива. Если с бюджетом пока не определились, стоит подобрать несколько вариантов места проведения мероприятия для сотрудников. Важным критерием для выбора локации считается удобный маршрут к ней. Желательно, чтобы у приглашенных не возникло проблем, как добираться до места проведения праздника. Особенно актуален вопрос для выездных мероприятий. Если не будет заказан транспорт для доставки, можно проявить креатив – нарисовать карту с маршрутом и стрелками-указателями.
Если вы наняли транспорт, стоит определить несколько удобных точек для сбора людей. Собираясь за город, можно собраться у метро, которое ближе всего к выезду из города. Точкой сбора может послужить и офис. Если праздник продолжается дольше, чем ходит транспорт, фирма может оплатить сотрудникам такси.
Необходимо заранее узнать, есть ли в здании или рядом на территории туалеты. Если по плану будут танцы, надо протестировать звук в зале. Следует проверить место для хранения одежды: насколько оно вместительно и безопасно. Перед тем, как арендовать место для проведения корпоратива, стоит убедиться в наличии запасных выходов и противопожарной безопасности.
Сначала нужно определиться, что предстоит: организация презентаций, корпоратива либо форума. От этого зависит выбор меню: коктейль, банкет, фуршет, шведский стол.
Обязательно нужно выяснять, если ли среди приглашенных вегетарианцы, все ли едят острое и жареное. Если вы не можете получить такую информацию, добавьте в меню несколько салатов из овощей и тушеные блюда. Имеет смысл уточнить предпочтения по алкоголю.
Не стоит заказывать блюда, не сочетающиеся между собой и содержащие продукты-аллергены.
Главной ошибкой при организации корпоратива считается чрезмерное употребление корпоративной культуры и символики на мероприятии. Обстановка должна отвлекать от работы и быть дружественной. Если планируется квест в стиле хоррора, не стоит добавлять в украшение интерьера ярких красок.
Для обслуживания стоит заказать услуги кейтеринга. Стоит сделать заказ, и сотрудники фирмы сами купят продукты, приготовят еду и оформят стол на мероприятии.
Организация корпоратива – сложная задача, которая подразумевает множество нюансов и тонкостей. Поэтому лучше ее доверить профессиональной компании. Специалисты event услуг смогут создать настоящий праздник по вашим запросам, а вам останется только отдыхать и наслаждаться хорошо организованным мероприятием!
Проводя конференции, компании преследуют разные цели. Одни желают поделиться опытом, а другие – привлекают внимание к новым услугам и продуктам.
Проводя конференции, компании преследуют разные цели. Одни желают поделиться опытом, а другие – привлекают внимание к новым услугам и продуктам. Иногда организация конференций преследует цель изучения актуальных тенденций и саморазвития персонала. Большинство руководителей компаний отмечают более успешное сотрудничество с партнерами после подобного мероприятия.
Первым делом необходимо понять, актуальна ли тема конференции и вызовет ли она интерес. Если ответ положителен, можно начинать подготовку. Правильная организация бизнес- мероприятий должна учитывать четыре составляющие события:
Для проведения семинаров важно располагать базой данных, выбрать актуальную проблему, чтобы заинтересовать целевую аудиторию. Основными задачами организатора делового мероприятия становятся:
Тема организации семинаров и конференций должна быть разносторонней, чтобы заинтересовать всех участников рынка.
Как все деловые мероприятия, конференции должны иметь наставника – менеджера по организации. Этот человек несет ответственность за календарное планирование, сопровождение и проведение события. Организатор всегда обязан находиться на мероприятии и решать все возникающие вопросы.
Перед организацией корпоративных мероприятий следует определиться с идеей. Это позволит объединить все доклады выступающих под одну тему. Тогда участникам будет легче понять, какой вопрос предстоит рассматривать на конференции.
Почти в любой современной компании сегодня организуют проведение конференций. Они могут носить образовательный характер и не привлекать внимание прессы. Выгодной с маркетинговой точки зрения считается организация домашних и выездных конференций и семинаров для топ-менеджеров, директоров и специалистов из разных областей.
Организация мероприятий статусного события проходит сложнее, ведь там все надо продумывать до мелочей, начиная с гостей и заканчивая блюдами.
При планировании организации конференций и семинаров важным вопросом считается место его проведения. Оно создает первое впечатление о мероприятии даже до начала. Главное – соотносить масштаб события с размером площадки, временем пребывания и количеством гостей. К примеру, не очень разумным вложением будет аренда конференц-зала престижного отеля для мероприятия по обучению 15 менеджеров. А вот для крупного конгресса – это идеальное решение.
Наиболее популярными местами для бизнес-событий разного уровня считаются:
Для крупнейших мероприятий выбирают зарубежные event-площадки. Тем должно быть достаточное количество посадочных мест и столов, располагающихся максимально удобно по периметру зала. Грамотный конференц-сервис заботится о наличии трибуны для выступающего. Кроме того, в зале должны присутствовать средства для интерактивного отображения материалов (колонки, компьютеры, планшеты, электронные табло и указки).
Задачей специалиста по маркетингу становится информирование целевой аудитории. Идеальным вариантом при организации семинаров и конференций будет реклама в СМИ, однако это стоит дорого. Стоит воспользоваться рассылкой коммерческих предложений целевой аудитории и предоставить сведения в отраслевые профиздания.
Необходимо правильно сочетать рекламные средства. Нередко компании пользуются «холодными звонками» и предоставляют скидки за раннюю регистрацию. Главное – грамотно оставлять скрипт для привлечения потенциальных клиентов на конференцию.
Чтобы облегчить себе работу, стоит воспользоваться услугами по организации мероприятий у профессиональных агентств. Они предлагают большой спектр услуг:
Каждый член конференции должен пройти регистрацию после прибытия на место. Если для каждого гостя заранее определено место, нужно предоставить каждому гостю план с обозначениями. Если план конференции рассчитан на целый день либо несколько суток, обязательно надо устроить перерывы, в течение которых гостям подают ланч, обед или ужин, а также проводят культурный досуг.
Организация конференции представляет собой полноценный проект, требующий внимания и четкого планирования. Зачастую мероприятие может иметь крупный масштаб, а на подготовку может быть выделено ограниченное количество времени.
Именно потому это мероприятие следует доверить профессионалам. Они учтут все мелочи, чтобы конференция прошла на высшем уровне, и смогут подготовить мероприятие даже в ограниченные сроки.
Еще в сравнительно недавнем нашем прошлом праздничные мероприятия за редкими исключениями проходили однотипно.
У сучасному суспільстві ми можемо вже говорити про формування якоїсь нової культури відпочинку. Свята, урочисті події та корпоративні заходи сьогодні виходять на новий рівень організації. Все частіше присутній прагнення провести захід оригінально, по індивідуальним сценарієм.
Далеко не завжди проведення заходів проходить гладко, а організатори отримують бажаний результат. А вся справа в тому, що це досить складний процес і сама справжня робота, яка наповнена не тільки позитивними моментами і передчуттям свята. Можливо, ви й самі ставали учасниками заходів, які в підсумку перетворювалися з звичайний банкет-застілля з масовим вживанням алкогольних напоїв. І така доля часом чекає навіть самі пафосні свята з оригінальною задумкою.
Головні помилки, здатні перетворювати в крах проведення корпоративних заходів і свят
Сучасні послуги з організації заходів – це цілий комплекс послуг, який на виході і дає той самий проект з оригінальною ідеєю, ефектним оформленням і очікуваним результатом.
Компанії, що професійно займаються організацією свят і заходів, завжди готові запропонувати своїм клієнтам великий вибір готових сценаріїв. Залежно від планованого замовником бюджету це може бути як стандартна програма, так і розробка індивідуальної програми, яка враховує, наприклад, специфіку діяльності компанії-замовника (коли потрібна організація семінарів і конференцій, корпоративів) і окремих побажань. Якщо у замовника вже є загальна ідея і концепція проведення заходу, то професіонали приступають до розробки проекту по її найкращої реалізації. Але також замовник може прийти в компанію з організації заходів без будь-яких ідей, і тоді компанія запропонує кілька варіантів, що називається, «під ключ».
У сучасних умовах практично не існує нездійсненних проектів. Масштаб і ефектність заходи будуть залежати винятково від фантазії і фінансових можливостей замовника.
Професійна компанія обов’язково запропонує замовнику підписати договір. У ньому будуть прописані всі надані послуги і терміни. Договір є свого роду гарантією, що замовник отримає необхідні послуги в повному обсязі і відповідній якості.
Сьогодні ця сфера має широке охоплення, не обмежується святковими подіями:
Професійна організація бізнес конференцій та інших заходів має такі переваги.