Новости компании

Неотъемлемой частью современной кадровой политики предприятий стали корпоративные мероприятия, организация которых должна проводиться правильно должным образом. Подготовку к празднику необходимо начинать за две недели перед торжеством, а лучше – еще раньше. Первым делом следует определить бюджет и цели праздника, согласовать их с руководством.

Идеи и формы корпоративных торжеств

Если проведение корпоративных мероприятий ложится на ваши плечи, сначала следует определиться с форматом торжества.

• мероприятия mice и выездные. Неформальная обстановка – лучшее, что сможет сплотить корпоративный дух коллектива;
• концептуальные мероприятия. Если торжество имеет идею, она должна стать основой всего праздника;
• банкет. Участники мероприятия усаживаются за стол, а нанятый ведущий занимается созданием непринужденной обстановки. Ключевое внимание уделяется меню;
• конкурсные программы. Обычно проведение корпоративов такого типа осуществляется на календарные праздники, например, Новый год и 8 марта;
• презентация. Юбилеи компании, окончание отчетного периода и прочие даты, связанные с организацией, проводятся в этой форме. Ведущий должен подготовить торжество так, чтобы коллективу запомнилось не только торжество, но и сама компания, ее история и т.д.;
• тренинги и семинары. Организация тренингов укрепляет корпоративный дух и помогает приобрести персоналу полезные навыки и знания, которые пригодятся в работе;
• вручение наград и премий. Оптимальное решение для мотивации коллектива на достижение успеха. Ключевой момент мероприятия – вручение почетных грамот и сувениров с брендом компании.

Приглашенные на празднике

Очень важно уделить этому моменту достаточно внимания, учитывать возрастную категорию и гендерный состав. От того, кого вы приглашаете на праздник, будет зависеть выбор напитков и блюд. Если предстоит организация форумов для мужского коллектива, в меню обязательно включают закуски из мяса и крепкие напитки, а вот женщины больше любят вино и легкие канапе.

Роль руководителя на корпоративе заслуживает отдельного внимания. Очень важно, чтобы на мероприятии присутствовал руководитель, который не должен выступать лишь наблюдателем. Он должен участвовать в разговорах с сотрудниками, во вручении грамот и т.д.

Выбор места для праздника

Определившись с формой мероприятия, целью и количеством гостей, следует выбрать место проведения корпоратива. Если с бюджетом пока не определились, стоит подобрать несколько вариантов места проведения мероприятия для сотрудников. Важным критерием для выбора локации считается удобный маршрут к ней. Желательно, чтобы у приглашенных не возникло проблем, как добираться до места проведения праздника. Особенно актуален вопрос для выездных мероприятий. Если не будет заказан транспорт для доставки, можно проявить креатив – нарисовать карту с маршрутом и стрелками-указателями.

Если вы наняли транспорт, стоит определить несколько удобных точек для сбора людей. Собираясь за город, можно собраться у метро, которое ближе всего к выезду из города. Точкой сбора может послужить и офис. Если праздник продолжается дольше, чем ходит транспорт, фирма может оплатить сотрудникам такси.

Необходимо заранее узнать, есть ли в здании или рядом на территории туалеты. Если по плану будут танцы, надо протестировать звук в зале. Следует проверить место для хранения одежды: насколько оно вместительно и безопасно. Перед тем, как арендовать место для проведения корпоратива, стоит убедиться в наличии запасных выходов и противопожарной безопасности.

Меню для торжества

Сначала нужно определиться, что предстоит: организация презентаций, корпоратива либо форума. От этого зависит выбор меню: коктейль, банкет, фуршет, шведский стол.

Обязательно нужно выяснять, если ли среди приглашенных вегетарианцы, все ли едят острое и жареное. Если вы не можете получить такую информацию, добавьте в меню несколько салатов из овощей и тушеные блюда. Имеет смысл уточнить предпочтения по алкоголю.

Не стоит заказывать блюда, не сочетающиеся между собой и содержащие продукты-аллергены.

Создание атмосферы и организация обслуживания

Главной ошибкой при организации корпоратива считается чрезмерное употребление корпоративной культуры и символики на мероприятии. Обстановка должна отвлекать от работы и быть дружественной. Если планируется квест в стиле хоррора, не стоит добавлять в украшение интерьера ярких красок.

Для обслуживания стоит заказать услуги кейтеринга. Стоит сделать заказ, и сотрудники фирмы сами купят продукты, приготовят еду и оформят стол на мероприятии.

Организация корпоратива – сложная задача, которая подразумевает множество нюансов и тонкостей. Поэтому лучше ее доверить профессиональной компании. Специалисты event услуг смогут создать настоящий праздник по вашим запросам, а вам останется только отдыхать и наслаждаться хорошо организованным мероприятием!

Проводя конференции, компании преследуют разные цели. Одни желают поделиться опытом, а другие – привлекают внимание к новым услугам и продуктам. Иногда организация конференций преследует цель изучения актуальных тенденций и саморазвития персонала. Большинство руководителей компаний отмечают более успешное сотрудничество с партнерами после подобного мероприятия.

С чего начинать организацию

Первым делом необходимо понять, актуальна ли тема конференции и вызовет ли она интерес. Если ответ положителен, можно начинать подготовку. Правильная организация бизнес- мероприятий должна учитывать четыре составляющие события:

• информация о выбранной отрасли (аналитические данные, прогнозы на будущее);
• условия для общения с партнерами, потенциальными клиентами, экспертами, поставщиками;
• обмен опытом между специалистами компаний;
• подготовка и знакомство с материалами конференции.

Для проведения семинаров важно располагать базой данных, выбрать актуальную проблему, чтобы заинтересовать целевую аудиторию. Основными задачами организатора делового мероприятия становятся:

• выбор темы проекта и определение целевой аудитории;
• разработка программы и отправка приглашений спикерам;
• продвижение по каналам СМИ;
• выбор площадки и подготовка оборудования.

Тема организации семинаров и конференций должна быть разносторонней, чтобы заинтересовать всех участников рынка.

План организации и идея конференции

Как все деловые мероприятия, конференции должны иметь наставника – менеджера по организации. Этот человек несет ответственность за календарное планирование, сопровождение и проведение события. Организатор всегда обязан находиться на мероприятии и решать все возникающие вопросы.

Перед организацией корпоративных мероприятий следует определиться с идеей. Это позволит объединить все доклады выступающих под одну тему. Тогда участникам будет легче понять, какой вопрос предстоит рассматривать на конференции.

Уровень и статусность

Почти в любой современной компании сегодня организуют проведение конференций. Они могут носить образовательный характер и не привлекать внимание прессы. Выгодной с маркетинговой точки зрения считается организация домашних и выездных конференций и семинаров для топ-менеджеров, директоров и специалистов из разных областей.

Организация мероприятий статусного события проходит сложнее, ведь там все надо продумывать до мелочей, начиная с гостей и заканчивая блюдами.

Место проведения события

При планировании организации конференций и семинаров важным вопросом считается место его проведения. Оно создает первое впечатление о мероприятии даже до начала. Главное – соотносить масштаб события с размером площадки, временем пребывания и количеством гостей. К примеру, не очень разумным вложением будет аренда конференц-зала престижного отеля для мероприятия по обучению 15 менеджеров. А вот для крупного конгресса – это идеальное решение.

Наиболее популярными местами для бизнес-событий разного уровня считаются:

• курорты и зоны отдыха;
• специально оборудованные залы на территории бизнес-центров и предприятий;
• залы в крупных отелях, пансионах и санаториях;
• конференц-каюты на кораблях и лайнерах.

Для крупнейших мероприятий выбирают зарубежные event-площадки. Тем должно быть достаточное количество посадочных мест и столов, располагающихся максимально удобно по периметру зала. Грамотный конференц-сервис заботится о наличии трибуны для выступающего. Кроме того, в зале должны присутствовать средства для интерактивного отображения материалов (колонки, компьютеры, планшеты, электронные табло и указки).

Продвижение конференции

Задачей специалиста по маркетингу становится информирование целевой аудитории. Идеальным вариантом при организации семинаров и конференций будет реклама в СМИ, однако это стоит дорого. Стоит воспользоваться рассылкой коммерческих предложений целевой аудитории и предоставить сведения в отраслевые профиздания.

Необходимо правильно сочетать рекламные средства. Нередко компании пользуются «холодными звонками» и предоставляют скидки за раннюю регистрацию. Главное – грамотно оставлять скрипт для привлечения потенциальных клиентов на конференцию.

Комплекс действий по организации события

Чтобы облегчить себе работу, стоит воспользоваться услугами по организации мероприятий у профессиональных агентств. Они предлагают большой спектр услуг:

• помощь в поиске оптимальной площадки для конференции, с учетом плана, программы и бюджета;
• подбор и заказ аренды помещения, а также технической аппаратуры для мероприятия;
• заказ номеров в гостинице, если приезжают гости из-за границы. Распределение посетителей по забронированным номерам;
• организация доставки участников мероприятия (поиск и приобретение билетов, заказ такси);
• организация экскурсий и развлечений для заграничных гостей;
• разработка оформления фирменной продукции для конференции: сувениры, полиграфия, рекламные листовки, подарки;
• проведение мероприятия и поиск решений по минимизации затрат.

Организация встречи и досуга участников

Каждый член конференции должен пройти регистрацию после прибытия на место. Если для каждого гостя заранее определено место, нужно предоставить каждому гостю план с обозначениями. Если план конференции рассчитан на целый день либо несколько суток, обязательно надо устроить перерывы, в течение которых гостям подают ланч, обед или ужин, а также проводят культурный досуг.

Вывод

Организация конференции представляет собой полноценный проект, требующий внимания и четкого планирования. Зачастую мероприятие может иметь крупный масштаб, а на подготовку может быть выделено ограниченное количество времени.

Именно потому это мероприятие следует доверить профессионалам. Они учтут все мелочи, чтобы конференция прошла на высшем уровне, и смогут подготовить мероприятие даже в ограниченные сроки.

На общем фоне выделялись, пожалуй, только свадьбы, к проведению которых привлекался ведущий (тамада), иногда артисты и музыканты. Но и здесь не наблюдалось особого разнообразия в сценариях, а одни и те же конкурсы для гостей кочевали от свадьбы к свадьбе.

В современном обществе мы можем уже говорить о формировании некой новой культуры отдыха. Праздники, торжественные события и корпоративные мероприятия сегодня выходят на новый уровень организации. Все чаще присутствует стремление провести мероприятие оригинально, по индивидуальному сценарию.

Распространенные ошибки при организации мероприятий

Далеко не всегда проведение мероприятий проходит гладко, а организаторы получают желаемый результат. А все дело в том, что это достаточно сложный процесс и самая настоящая работа, которая наполнена не только положительными моментами и предвкушением праздника. Возможно, вы и сами становились участниками мероприятий, которые в итоге превращались с обычный банкет-застолье с массовым употреблением алкогольных напитков. И такая участь порой ждет даже самые пафосные праздники с оригинальной задумкой.

Главные ошибки, превращающие в крах проведение корпоративных мероприятий и праздников

• Отказ от профессиональных услуг. Идея организовать корпоратив самостоятельно, поручив этот процесс одному из сотрудников или группе сотрудников, редко заканчивается чем-то хорошим. Обычно такие события приобретают формат стандартного застолья, проходят скучно и не интересно. И хорошо, если в конце под воздействием выпитого алкоголя не возникают конфликты.
• Мало отведено время на подготовку. Организация и качественное проведение корпоративов требуют определенного времени. Спешка в таком деле – плохой советчик, упускается множество нюансов.
• Отсутствие связей в сфере культуры и развлечений. Поиск артистов, музыкантов, места проведения может занять немало времени, а условия сотрудничества могут оказаться не самыми выгодными.
• Отсутствие опыта. Наличие идеи – это отлично, но ее реализацию лучше доверить профессионалам, которые имеют опыт в организации и проведении мероприятий различного типа, уровня и масштабов.

Что включают в себя услуги по организации мероприятий

Современные услуги по организации мероприятий – это целый комплекс услуг, который на выходе и дает тот самый проект с оригинальной идеей, эффектным оформлением и ожидаемым результатом.

Компании, профессионально занимающиеся организацией праздников и мероприятий, всегда готовы предложить своим клиентам большой выбор готовых сценариев. В зависимости от планируемого заказчиком бюджета это может быть как стандартная программа, так и разработка индивидуальной программы, учитывающей, например, специфику деятельности компании-заказчика (когда требуется организация семинаров и конференций, корпоративов) и отдельных пожеланий. Если у заказчика уже есть общая идея и концепция проведения мероприятия, то профессионалы приступают к разработке проекта по ее наилучшей реализации. Но также заказчик может прийти в компанию по организации мероприятий без каких-либо идей, и тогда компания предложит несколько вариантов, что называется, «под ключ».

В современных условиях практически не существует нереализуемых проектов. Масштаб и эффектность мероприятия будут зависеть исключительно от фантазии и финансовых возможностей заказчика.

Профессиональная компания обязательно предложит заказчику подписать договор. В нем будут прописаны все оказываемые услуги и сроки. Договор является своего рода гарантией, что заказчик получит необходимые услуги в полном объеме и соответствующем качестве.

Когда могут быть актуальны профессиональные услуги организатора мероприятий

Сегодня эта сфера имеет широкий охват, не ограничивающийся праздничными событиями:

• организация торжественных мероприятий: свадьбы, юбилеи, дни рождения;
• мероприятия к праздникам: Новый год, 8 Марта, профессиональные праздники и т.д.;
• организация бизнес-мероприятий: презентации компаний и их продуктов, конференции, семинары и т.д.;
• организация корпоративов;
• подготовка выездных мероприятий, в том числе в загородных комплексах, на теплоходах или за рубеж.

Основные преимущества профессиональной организации праздников и мероприятий

Профессиональная организация бизнес конференций и других мероприятий имеет следующие преимущества.

• Профессиональное агентство берет на себя все процессы по организации праздника или мероприятия – от идеи до контроля его проведения. Всегда есть большой выбор готовых сценариев и программ, а также присутствует возможность заказа индивидуальной программы.
• У агентства есть необходимые ресурсы для организации мероприятия любого типа и масштаба, включая обеспечение обслуживающим персоналом, предоставление различной техники и оборудования, которые могут понадобиться для проведения мероприятия.
• Агентство имеет полноценную базу артистов, музыкантов, различных шоу-программ. Заказчику остается лишь выбрать набор элементов, которые он хотел бы видеть в рамках своего мероприятия.
• Профессиональные услуги подразумевают наличие контактов с различными заведениями, предоставляющими помещения и площадки для проведения различных мероприятий: рестораны, конференц-залы, концертные залы, различные открытые площадки и т.д.
• Профессиональные услуги экономят время и нервы заказчика. Нет необходимости тратить личное время на различные организационные моменты, не придется также переживать о качестве мероприятия и вероятности его срыва. Профессиональные организаторы гарантируют качественное и своевременное оказание услуги.
• Возможность сэкономить. Как не удивительно, но, обратившись к услугам профессионалов, экономия – это реальность. Во-первых, их опыт поможет избежать лишних трат – например, заказ чрезмерного количества блюд и напитков. Во-вторых, профессионалы сотрудничают с различными компаниями из индустрии развлечений и могут предложить своим клиентам максимально выгодные условия при закупках.

Не берите на себя неподъемную ношу. Заказывайте профессиональные услуги по организации праздников и мероприятий, чтобы получить удовольствие и незабываемо провести время.